Blog: Kerstevenement organiseren? Wanneer begin je en wat regel je?

Een kerstevenement organiseren schuif je makkelijk voor je uit. Eerst is het nog zomer, daarna komt Sinterklaas en ineens staat december voor de deur. Maar wie een kerstborrel, wintermarkt, winkelcentrumactie of bedrijfsfeest organiseert, weet dat de beste data snel vol raken.

Vooral in november en december willen veel bedrijven, winkels, gemeenten, scholen en verenigingen iets organiseren. Denk aan een Kerstman op bezoek, live kerstmuziek, een kerstshow, fotoactie, workshop of compleet winterprogramma.

In deze blog lees je wanneer je het beste begint met plannen, wat je vooraf moet regelen en welk kerstentertainment goed past bij jouw evenement.

Wil je alvast ideeën opdoen voor jouw kerstfeest of winterevent? Op de pagina Kerst entertainment boeken vind je verschillende kerstacts, shows en winterse invullingen.

Kort antwoord: begin liever te vroeg dan te laat

Voor een klein kerstmoment kun je soms nog kort van tevoren iets regelen. Maar voor een professioneel kerstevenement is eerder starten echt slimmer.

Gebruik deze richtlijn:

Groot kerstevenement of winterevent
Begin 4 tot 8 maanden van tevoren. Denk aan gemeenten, winkelcentra, wintermarkten en grotere publieksevenementen.

Kerstborrel of bedrijfsfeest
Begin 3 tot 5 maanden van tevoren. Dan heb je meer keuze uit kerstentertainment, muziek, Kerstman, fotoacties en programma’s.

School, vereniging of zorginstelling
Begin 8 tot 12 weken van tevoren. Zeker als je een Kerstman, workshop, kerstshow of muzikale act wilt boeken.

Last-minute kerstevenement
Begin zo snel mogelijk. Er is vaak nog iets mogelijk, maar je moet flexibeler zijn met tijden, acts en invulling.

Vooral voor winkelcentra en retail is december een belangrijke maand. ABN AMRO noemt december traditioneel de piekmaand voor de Nederlandse detailhandel. Dat maakt kerstentertainment, kerstacties en extra beleving in winkelgebieden extra interessant.

1. Bepaal eerst wat voor kerstevenement je organiseert

Niet ieder kerstevenement vraagt om dezelfde aanpak. Een kerstborrel op kantoor is iets anders dan een winterevent op een plein. En een kerstactie in een winkelcentrum heeft weer een ander doel dan een kerstfeest voor kinderen.

Stel jezelf eerst een paar simpele vragen:

• Voor wie organiseer je het evenement?
• Hoeveel gasten of bezoekers verwacht je?
• Is het binnen of buiten?
• Is het één moment of een doorlopend programma?
• Wil je vooral sfeer, muziek, interactie of kinderentertainment?
• Moet de Kerstman aanwezig zijn?
• Is er ruimte nodig voor foto’s, decoratie of workshops?

Als dit duidelijk is, kun je veel gerichter kiezen. Je voorkomt dat je losse onderdelen boekt die later niet goed bij elkaar passen.

2. Prik de datum zo vroeg mogelijk

De datum is vaak het lastigste onderdeel. Iedereen wil iets organiseren in dezelfde korte periode. Vooral vrijdagmiddagen, vrijdagavonden, weekenden, koopavonden en de dagen vlak voor Kerst zijn populair.

Voor bedrijven zijn donderdag en vrijdag vaak geliefde dagen voor een kerstborrel. Winkelcentra kiezen meestal voor koopavonden, zaterdagen en zondagen. Gemeenten en winterevents hebben vaak ook te maken met vergunningen, opbouwdagen en openingstijden.

Heb je de datum en het tijdsblok vast? Dan wordt de rest een stuk makkelijker. Entertainment, techniek, catering en communicatie kun je daarna veel gerichter regelen.

Een simpele tip: leg eerst de datum vast. De precieze invulling kun je daarna stap voor stap uitwerken.

3. Kies het hoofdonderdeel van je kerstprogramma

Een goed kerstevenement heeft een duidelijk middelpunt. Dat hoeft niet groot te zijn, maar er moet wel iets zijn waar gasten of bezoekers naar uitkijken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• bezoek van de Kerstman;
• live kerstmuziek;
• kerstshow voor kinderen of families;
• mobiele kerstanimatie;
• kerstfotoactie;
• kerstworkshop;
• winterse traktatie;
• Dickens-act;
• arrenslee of winterdecoratie;
• compleet winterprogramma.

Voor een warm en herkenbaar moment kun je kiezen voor een bezoek van de Kerstman. Dat werkt goed bij bedrijven, winkelcentra, scholen en zorginstellingen.

Wil je liever een programma met meer interactie? Dan past een kerstshow vaak beter, zeker als er kinderen of families aanwezig zijn.

Wil je sfeer op meerdere plekken tegelijk? Dan is rondlopende kerstanimatie een slimme keuze.

4. Denk goed na over je doelgroep

Een kerstevenement voor medewerkers vraagt om een andere sfeer dan een kerstactie voor winkelend publiek. Daarom is het slim om niet alleen te denken: “We willen iets met Kerst”, maar vooral: “Voor wie doen we dit?”

Bij een kerstborrel draait het vaak om ontvangst, sfeer en gezelligheid. Live muziek, een Kerstman, een fotoactie of een winterse traktatie passen daar goed bij.

Bij een winkelcentrum wil je vooral beleving creëren. Bezoekers moeten iets zien, horen, proeven of meemaken. Rondlopende kerstfiguren, een fotoactie met de Kerstman, winterse muziek of een kinderactiviteit zorgen voor sfeer op meerdere plekken.

Bij scholen, verenigingen en zorginstellingen is rust vaak belangrijk. Een vriendelijk kerstbezoek, kleine show, workshop of muzikale act past daar meestal beter dan een druk programma.

Zijn er veel kinderen aanwezig? Dan is een kerstworkshop een fijne manier om rust en activiteit te combineren. Kinderen maken iets leuks en nemen meteen een herinnering mee naar huis.

Bij een kerstborrel of kerstdiner hoeft entertainment niet druk te zijn. Sfeervolle livemuziek op de achtergrond kan al genoeg zijn om de juiste kerstsfeer neer te zetten.

5. Maak het programma sfeervol, maar niet te vol

Bij Kerst draait het om sfeer. Lichtjes, muziek, warme ontvangst, gezelligheid en een programma dat rustig aanvoelt. Een planning die te vol zit, haalt die sfeer er juist uit.

Een fijne opbouw kan zijn:

• ontvangst met muziek of kerstfiguren;
• eerste drankje of winterse traktatie;
• fotomoment met de Kerstman;
• korte show of kerstactiviteit;
• ruimte om te eten, praten of winkelen;
• afsluiting met muziek, lichtjes of een laatste fotomoment.

Voor winkelcentra werkt een doorlopend programma vaak beter dan één groot moment. Denk aan meerdere korte optredens, mobiele acts en foto’s verspreid over de dag.

Voor bedrijven werkt juist een duidelijke start en afsluiting goed. Dan weten medewerkers en gasten waar ze aan toe zijn.

6. Vergeet de praktische zaken niet

Een kerstevenement valt of staat niet alleen met mooie acts. De praktische kant is net zo belangrijk. Zeker bij decemberdrukte, buitenlocaties, winkelcentra en locaties waar meerdere partijen tegelijk bezig zijn.

Check op tijd:

• stroompunten;
• geluid;
• ruimte voor omkleden of voorbereiding;
• looproutes;
• bereikbaarheid voor artiesten;
• parkeerplek of laad- en losruimte;
• binnen- of buitenlocatie;
• slechtweerplan;
• contactpersoon op locatie;
• opbouw- en afbouwtijd.

Bij buitenlocaties is dit extra belangrijk. Kou, regen en wind kunnen invloed hebben op decoratie, geluid, kostuums en materialen. Zorg daarom altijd voor een plan B.

7. Boek kerstentertainment op tijd

Kerstentertainment wordt vaak in dezelfde weken geboekt. Daardoor raken populaire Kerstmannen, muzikanten, fotoacties, kerstshows en winteracts snel vol.

Wil je keuze hebben uit de leukste mogelijkheden? Wacht dan niet tot december. Zeker voor winkelcentra, gemeenten en grotere bedrijven is het slim om al in de zomer of vroege herfst te starten.

SintenKerst biedt verschillende vormen van kerstentertainment. Denk aan Kerstmannen, kerstanimatie, fotoacties, workshops, kerstshows, winteracts, Dickens-entertainment en kersttraktaties.

Wil je gasten een tastbare herinnering meegeven? Dan is een kerstfotoactie een mooie toevoeging. Denk aan foto’s met de Kerstman, een winterdecor of een feestelijke setting.

Organiseer je een kerstactie voor een winkelcentrum? Dan werkt een combinatie van sfeer, beweging en herkenbare kerstfiguren vaak het beste. Zo ontstaat er beleving op meerdere plekken in het winkelgebied.

Mag het wat winterser? Dan kun je denken aan winteracts, lichtjes, decoratie of entertainment dat past bij een wintermarkt of buitenevent.

Voor klassieke kerstsfeer zijn Dickens-acts sterk. Deze vorm past goed bij winkelstraten, kerstmarkten, gemeenten en sfeervolle winterevenementen.

 

Ideeën per soort kerstevenement

De beste invulling hangt af van je locatie, doelgroep en doel. Gebruik deze richtlijn als startpunt.

Kerstborrel op het werk
Kies voor live muziek, een Kerstman, winterse traktaties, een fotoactie of sfeervolle ontvangstact. Het hoeft niet druk te zijn. Warm en gezellig werkt vaak het beste.

Winkelcentrumactie
Werk met mobiele kerstacts, kerstfiguren, foto’s met de Kerstman, kinderactiviteiten en een centraal showmoment. Zo ontstaat er sfeer op meerdere plekken in het centrum.

Wintermarkt of gemeente-event
Denk aan Dickens-entertainment, kerstkoren, winterparades, arrenslee, kerstdecoratie en warm publiekstheater.

School of kinderopvang
Kies voor een rustige kerstshow, knutselworkshop, Kerstmanbezoek of muzikale activiteit. Houd het programma duidelijk en niet te lang.

Zorginstelling
Een warm kerstbezoek, rustige muziek, herkenbare kerstliedjes en persoonlijke aandacht werken hier vaak het beste.

Familiedag of vereniging
Combineer een Kerstman, fotoactie, traktatie en korte activiteit voor kinderen. Zo blijft het feest gezellig en overzichtelijk.

Wil je iets lekkers toevoegen aan het programma? Dan zorgen kersttraktaties voor een laagdrempelig en feestelijk moment. Dat werkt goed bij winkelcentra, familiedagen en kinderactiviteiten.

Voor een klassiek winterbeeld kun je denken aan een levende kerststal of arrenslee. Vooral bij gemeenten, kerstmarkten en sfeervolle buitenlocaties geeft dat meteen herkenning.

Wanneer ben je te laat met organiseren?

Te laat ben je niet meteen. Maar je merkt het vaak aan drie dingen:

• de populairste tijden zijn al bezet;
• je hebt minder keuze uit acts;
• je moet sneller beslissen.

Voor een last-minute kerstactiviteit is er vaak nog wel iets mogelijk. Denk aan een mobiele act, kleinere fotoactie, losse Kerstman of muzikale invulling. Maar hoe eerder je begint, hoe beter het programma meestal past bij je locatie en doelgroep.

Kerstevenement organiseren via SintenKerst

Wil je een kerstevenement organiseren voor je bedrijf, winkelcentrum, gemeente, school, vereniging of zorginstelling? SintenKerst denkt graag mee over een passende invulling.

Van een Kerstman op bezoek tot kerstshows, winteracts, fotoacties, workshops, kersttraktaties, muziek en complete winterbeleving: er is veel mogelijk.

SintenKerst is onderdeel van Artiestenbureau JB Productions, een ervaren entertainmentbureau dat al jarenlang entertainment verzorgt voor bedrijven, winkelcentra, gemeenten, scholen en evenementenlocaties.

Bekijk de mogelijkheden en vraag vrijblijvend beschikbaarheid aan voor jouw datum.

Eerste publicatie: 26-08-2016