Voor veel mensen is de zomervakantie pas net voorbij en mag de winter wat betreft hen nog héél erg lang op zich laten wachten. Behalve regen, kou en sneeuw staan er gelukkig ook leuke gebeurtenissen op de agenda. Denk bijvoorbeeld aan kerst en oud en nieuw. Behalve gezelligheid en feestjes gaat deze periode voor een aantal mensen gepaard met grootschalige logistieke en culinaire operaties in de vorm van kerstdiners, oud en nieuw-feestjes of kerstborrels. Maar wanneer begin je nou met de organisatie van zo’n kerstevenement? Aan de hand van dit artikel proberen wij je hierbij te helpen.
Grootte
Natuurlijk hangt de voorbereidingstijd af van hoeveel mensen er komen. Maak daarom vooraf altijd even een inschatting van de hoeveelheid mensen waarvoor je iets moet organiseren. Het is natuurlijk anders om een feestje thuis voor 10 mensen te organiseren dan wanneer het om een kerstborrel gaat voor 50 mensen.
Plannen
Het belangrijkste is om goed te plannen. Wat gaat er allemaal gebeuren? In het geval van een diner is het verstandig om ruim van te voren het menu samen te stellen. Zo weet je wat er nodig is en weet je wanneer dit gehaald dient te worden. Probeer ingrediënten altijd zo vers mogelijk te halen. Vooraf bestellen bij de winkel kan in dit geval een goede optie zijn zodat je niet met lege handen staat.
Organiseer je een groter evenement, kijk dan of een cateraar een oplossing is. Zorg voor variatie in het menu en probeer aan de hand van voorgaande jaren in te schatten welke hoeveelheden je nodig hebt. Uiteraard heb je vaak ook nog andere materialen en faciliteiten nodig. Zorg er voor dat je deze ruim van te voren overlegt of huurt. Verhuurbedrijven hebben het ontzettend druk rond deze periodes en de kans dat bepaalde materialen daarom niet meer beschikbaar zijn neemt natuurlijk toe naarmate de tijd verstrijkt.
Wil je een spetterende kerstshow toevoegen of bepaalde attracties aan je kerstevenement? Zorg dan ook dat je dit ruim van te voren vastlegt.
Delegeer
Zorg er tot slot voor dat je niet alles alleen doet. Delegeren is in dit geval het sleutelwoord. Probeer verschillende mensen aan te stellen die je taken uit handen kunnen nemen. Spreek vooraf goed met hen af wat er op welk moment van hen verwacht wordt en laat de uitvoering vervolgens aan hen over. Zo heb je zelf meer tijd om andere dingen te doen en bewaar je een beter overzicht.
Begin dus aan de hand van de grootte van jouw evenement 1 tot 5 á 6 weken van te voren met plannen. Zo ben je ruim op tijd en kom je niet voor verrassingen te staan. Ben je op zoek naar een geschikt verhuurbedrijf van meerdere kerst- en sinterklaasactiviteiten? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Indien je meer informatie wilt hebben of nog vragen hebt dan kan je uiteraard altijd even contact met ons opnemen.